我们在工作过程中是肯定会产生一些资料文件的，信息社会进步迅速，计算机的普及应用，使用办公自动化程度越来越高，工作中形成的资料文件以传输的纸质介质为载体的越来越少，电子文件超来越多，这对档案管理工作产生了重大影响，电子文件资料是指人们在社会生活中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁生材料为载体的文字材料。它主要包括电子 程序软件、电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

和纸质文件相比电子文件资料不再是直观的纸质文件，它需要借助现代化办公设备才能阅读利用，电子文件资料可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响，电子文件资料的保存条件和环境要求与纸质档案文件保存不同，而对环境的温湿度、 防磁性等条件的要求很高，不管怎么说，电子文件都是无法替代纸质文件的，纸质文件依然占据主导地位。

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但是当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。

纸质文件会更加具有法律性质，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性，其实不管是电子文件销毁纸质文件都是在我们办公中必不可少的，所以说办公文件销毁不仅仅是纸质文件销毁还存在电子文件销销毁，我们要理解文件销毁的目的，文件销毁是为了防止信息泄露，文件销毁就是对信息的载体进行销毁处理，办公文件销毁我们看样找专业的销毁机构去进行，这样才能保证万无一失。