当前位置:首页 > 珠海文件销毁需要注意的点
在长期的文件管理实践中我们体会到,文件管理是一件很有难度的工作的,文件管理是一个企业的基本功,公司的文件管理规定旨在提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,在签收和拆封时,收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳,对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收,本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管。
传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看,对尚未传达的文件不得向外泄露内容,对待文件我们一定要注意保密,特别是单位文件或者是公司机密文件,阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责,阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。
要注意看清所收文件是否属于本机关收办的范围,核对登记与实际信件件数、信封号码是否相符,公文应逐件清点,重要的文件还要逐页清点,对于阅办件或要求回函的信件,应将信封与原件一同交与承办人办理,阅知件要求登记来文日期、单位、文号、标题、密级、紧急程度、来文份数、分发情况、存档份数等,本单位各岗位间公文运转也要履行登记手续,当面交接清楚,以便随时掌握公文的流向和运作情况。
越是严格的制度代表着这个文件越是重要,文件是会随着时间的累积而累积的,所以文件管理还有非常重要的一步就是文件销毁,珠海文件销毁现在有很多的销毁中心,专业从事于文件销毁工作,珠海文件销毁可以联系源丰文件销毁中心,对于珠海的客户都是上门服务,珠海文件销毁我们要注意的是文件销毁全过程都要监督,文件销毁之后要看文件是否还存在泄露的可能,选择适合我们的文件销毁方式也是至关重要。