公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行，是公司管理层的重要工作，为实现文件管理的程序化、规范化，使文件的管理既高效又安全，企业内部一般会制定专业的文件管理规定，要求公司工作者都按照规定办事，这样有利于提高公司的工作效率，抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节的管理程序，对各职能部门的文件管理工作进行指导和工作检查。

文件的收集应坚持平时随时收集文件进行归档，以保证文件材料的完整，对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要保留好底稿和正本，按照不同文件的性质分成若干类别，如党政文书类、人事管理类、生产管理 类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的管理和保管，按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限，我们一个有规律的去保存文件的条理性。

在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录，文件完成立卷工作就可在规定的时间移交档案室，一般都在年终时进行移交档案时要有移交目录，双方清点后应签字确认，文件管理人员还应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防 损等方面的工作，做好文件的销毁工作同样重要，对清退文件工作的要求一是要及时，即在要求的时限内完成清退工作，要完 整，清退的文件不能有丢失和缺损。

佛山企业是如果做好文件管理的，除了严格的规章制度之外，佛山文件销毁同样起到了至关重要的作用，对需销毁的文件在清点时一般需在收发文记录薄上加盖“销毁”印签，并缴出的销毁文件统一填写在销文登记表上，在销毁文件前应将销毁文登记表上报公司领导审核签批，由上级领导作最后的 鉴别，确认文件没有存档价值后方可将佛山文件销毁，销毁文件时应有上级指派的监销人在场，文件销毁后，监销人也在销文登记表上签字，这样是为了以防万无一失。